Как эффективно управлять временем

Содержание статьи:

1. Необходимость
   
2. Табу
   
3. Особенности обучения
   
4. Основные правила
   • Дела-паразиты
     
   • График
     
   • Сила воли
     
   • Приоритеты
     
   • Сроки работы
     
   • Делегирование
     
   • Отдых
     

Управление временем — это умение контролировать его количество, которое затрачивается на определенные виды деятельности, грамотно распоряжаться им, анализировать эффективность своей работы и находить дополнительные ресурсы, тем самым повышая продуктивность. Подобные навыки дают человеку возможность не только успевать выполнить запланированные мероприятия, но делать это качественно и получать удовольствие. Наука, изучающая процесс планирования и распоряжения своим или чужим временным ресурсом, получила название тайм-менеджмент.

Необходимость тайм-менеджмента

Вопрос об управлении временем на государственном уровне возник и начал серьезно изучаться в России еще в 20-е годы прошлого века. Предлагались различные теории и методики повышения эффективности деятельности, в том числе и путем организации личной эффективности каждого отдельно взятого человека.

В 70-х годах ХХ века внедрялась идея о том, что система управления личным временем должна базироваться на эффективном мышлении личности, которое необходимо развивать. Только в 2007 году в одном из московских университетов появилась кафедра тайм-менеджмента.

С одной стороны, время — это ресурс не безграничный, поэтому неудивительно, что часто нам его не хватает. Но, с другой стороны, для каждого в сутках количество времени одинаково. Так почему же при одинаковых затратах одним удается успеть намного больше, чем другим, и по итогу получить более высокий результат? Все дело не в количестве часов, а в эффективности их использования.

Многие ошибаются, полагая, что тайм-менеджмент необходим лишь руководителям на работе и людям, которые патологически ничего не успевают. На самом деле, искусство управлять своим временем должен постигнуть каждый для того, чтобы быть успешным не только в трудовой деятельности, но и в жизни.

Задача тайм-менеджмента — не в том, чтобы загнать вас в какие-то рамки. Напротив, планирование позволяет расширить эти рамки, поскольку вы сами не замечаете, сколько времени при правильном его расходе может освободиться. Чтобы освоить науку тайм-менеджмента, кому-то понадобится несколько недель, а кому-то и месяцы.

Все зависит от нескольких факторов:

• Сила воли. Без этой черты характера в принципе трудно достичь каких-либо результатов. Поэтому, если с первого раза что-то не получилось, не нужно опускать руки. Необходимо разобраться, почему не получилось, и сделать снова.
  
  
• Прежние навыки планирования. Если человек умеет планировать какие-то свои действия, например, покупки, отдых, проведение мероприятий, то ему должны быть знакомы основные принципы планирования. В этом случае научиться управлять временем для него будет проще, чем для того, кто всю жизнь живет экспромтом. Тем не мене, нет ничего невозможного и для второй категории людей, просто это может занять немного больше времени.
  
  
• Поддержка. Как часто человек делает что-то за компанию: начинает или бросает курить, ходит в спортзал, посещает какие-либо мероприятия. Иметь поддержку со стороны близких людей — это очень важно. Поэтому, если всем коллективом или всей семьей принять решение постичь искусство управления временем, то результат будет достигнут намного быстрее.
  

Табу при планировании своего времени

Перед тем как научиться управлять своим временем, необходимо проанализировать, на что уходит 24 часа. Расписав хотя бы один свой день по часам и минутам, можно заметить, что большая часть драгоценного ресурса уходит напрасно.

Рассмотрим основные табу в тайм-менеджменте:

1. Длительный сон. Тут уж никуда не денешься — спать необходимо, чтобы были силы эффективно проводить оставшуюся часть времени. Здоровый сон составляет 8 часов. А вот спать до обеда — это неразумное распоряжение временем.
   
   
2. Телефонные разговоры. Телефон как экономит, так и отбирает ваше время. С одной стороны, получить или передать информацию можно быстрее. Но, с другой стороны, пустые разговоры отбирают порой большую часть дня.
   
   
3. Просмотр телевизора и компьютерные игры. Отдыхать, безусловно, нужно, и каждый по-своему понимает значение этого слова. Но просмотр очередного сериала или новая «стрелялка» не смогут ни зарядить новыми силами, ни принести пользы.
   
   
4. Вредные привычки. У людей, имеющих вредные привычки вроде курения, много времени в течение дня занимают перекуры. Казалось бы, выпить чашечку кофе или покурить — это дело 2-3 минут, но из этих минут и состоит наш день.
   

Каждый может найти в своем распорядке еще несколько пунктов, куда же он тратит свое время, и постараться убрать их из своей жизни или хотя бы сократить. Чем раньше человек это поймет, тем быстрее научится ценить и грамотно тратить свое время.

Особенности обучения управлению временем

Существуют различные методики, обучающие основам тайм-менеджмента. Много тематической информации по данному вопросу можно найти в интернете. Но лучше, когда секретами с вами поделится профессионал. Повышенный спрос на изучение этого вопроса создает предложение. И сегодня в нашей стране большими тиражами печатается литература и проводятся разнообразные тренинги по тайм-менеджменту.

Тренинг — это один из методов обучения, позволяющий приобрести необходимые знания, умения и навыки путем непосредственных практических занятий. Огромным его преимуществом является то, что обучаемый не просто воспринимает какую-либо изложенную информацию, но и тут же может применить полученные знания на практике. Есть живое общение с тренером и с группой единомышленников.

Несмотря на то, что основные принципы умения управлять временем одинаковы, тренинги могут строиться по-разному. Каждый тренер определяет для себя, каким образом ему будет легче передать свой опыт обучаемой аудитории. В ходе занятий по тайм-менеджменту предлагается ряд правил или мероприятий, соблюдение которых должно помочь развить способность управлять временем.

Но нужно понимать, что сам по себе поход на тренинг, даже если его проводит высококлассный специалист, без усилий со своей стороны будет бесполезным. Планировать, разделять планы на важные и не очень, срочные и отсроченные — все это придется делать самостоятельно.

Еще одним более доступным способом получить информацию о том, как управлять жизнью и временем, считается специализированная литература. На эту тему написано немало книг как зарубежными, так и отечественными авторами. Многие из них являются ведущими тренерами, поэтому можно ознакомиться с материалом и перед посещением соответствующего тренинга. Преимуществом книги перед тренинговым занятием выступает более низкая цена, возможность читать ее в удобное время и перечитывать, делать отметки.

Популярными в 2016 году книгами, которые рассказывают, как эффективно управлять временем, являются:

• «Максимальная концентрация». Автор Люси Джо Палладино;
  
  
• «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Автор Нейл Фьоре;
  
  
• «Муза и чудовище». Автор Яна Франк;
  
  
• «Эссенциализм». Автор Грег МакКеон;
  
  
• «Как привести дела в порядок». Автор Дэвид Аллен;
  
  
• «Тайм-драйв». Автор Глеб Архангельский;
  
  
• «365 дней творческого человека. Ежедневник». Автор Яна Франк;
  
  
• «Хороший год. Еженедельник маркетера». Автор Игорь Манн;
  
  
• «Как работать 4 часа в неделю». Автор Тим Феррис;
  
  
• «Искусство успевать». Автор Алан Лакейн.
  

Основные правила эффективного управления временем

Если человек сделал первый шаг, увидел проблему неправильного планирования своего времени и хочет в ближайшее время решить ее, то необходимо постичь некоторые секреты тайм-менеджмента. Приведенные ниже правила подскажут, как правильно управлять временем.

Исключение «дел-паразитов»

Задача заключается в том, чтобы проанализировать свой день, расписав его как можно подробнее. Записывать необходимо не только полезные дела, которые были выполнены. Сюда же следует включать и отдых, и общение, и другие занятия. Теперь нужно отметить те пункты, которые могли бы сэкономить время без какого-либо ущерба. Это и есть «дела-паразиты», крадущие бесценные минуты.

Чтобы исключить все бесполезные занятия, необходимо проанализировать не один свой день, но результат не заставит себя долго ждать. Потратив неделю на составление списка своих дел, в будущем можно сэкономить гораздо больше времени, исключив лишнее из своего расписания.

Планирование графика

Исключив из своего графика «дела-паразиты», можно приступить к рациональному планированию времени. Успешные люди постоянно планируют свое время, таким образом, увеличивая продуктивность своей деятельности.

Планирование должно осуществляться не в голове, а на бумаге. Не важно, будет это ежедневник в кожаном переплете или обычный листок бумаги. Записывать дела необходимо в порядке их важности. Если в течение дня возникает новая задача, ее также следует вписать в свой план с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным. Выполненные дела стоит вычеркивать из списка. Это придает сил и стимулирует к плодотворной деятельности.

Планирование должно происходить от большего к меньшему. От планов на год плавно переходите к планам на каждый день. Для каждой задачи должны быть установлены конкретные сроки.

На тренингах по тайм-менеджменту тренеры часто рекомендуют нарисовать дерево как воплощение основной большой цели. Ветви, отходящие от него, — это мелкие задачи, которые необходимо решить на пути ее достижения. Каждая ветка может ответвляться множество раз до тех пор, пока задачи не поделятся на мелкие, четкие и понятные. Безусловно, рисовать деревья при планировании на каждый день не обязательно, но визуализировать свой план стоит.

В тайм-менеджменте существует правило 10/90. Оно формулируется следующим образом: 10% времени, которое вы потратите на планирование задачи, поможет сэкономить 90% времени при ее выполнении.

Воспитание силы воли

Мало научиться правильно планировать свое время. Необходимо следовать намеченному плану. Но частенько бывает, что утром вы встали с больной головой и не захотели сделать зарядку; пришли с работы уставшим и не пошли на курсы; по телевизору идет ваш любимый фильм, и вы перенесли встречу. Организация своего дня начинается с организации самого себя.

Если на первых порах трудно пожертвовать просмотром любимой передачи, ее можно посмотреть, поставив телевизор на кухне и занимаясь в это время приготовлением обеда. Если утром под моросящим дождем не хочется делать запланированную пробежку, можно взять с собой музыкальный плеер, и настроение поднимется. Не нужно отказываться от намеченных дел, стоит искать компромисс и выполнять их с удовольствием.

Расстановка приоритетов

Самое сложное в искусстве управления своим временем — правильно расставить приоритеты, выделив главную цель и второстепенные. Это позволяет правильно расставить задачи в списке.

Определив главные задачи, необходимо проанализировать, какие последствия наступят в случае выполнения или невыполнения их в срок. Если правильно выделить главное, то можно увидеть, что нарушение сроков выполнения главной задачи будет иметь серьезные последствия.

Самые важные и сложные дела лучше делать утром. В эти часы мозг — отдохнувший, сознание — ясное, внимание — максимально сконцентрировано. Бывают ситуации, когда на выполнение задачи планируется меньше времени, чем получается потратить на самом деле по независящим от человека причинам. Поэтому если запланировать важные дела на вторую половину дня, их можно не успеть сделать, в результате чего наступят серьезные последствия.

Можно все дела условно разбить на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не очень важные. Вносить дела в свой ежедневник рекомендуется в следующем порядке:

1. важные и срочные;
   
2. срочные, но менее важные;
   
3. важные, но не срочные;
   
4. все остальные.
   

Согласно одному из правил тайм-менеджмента (правило Парето 20/80), правильная расстановка приоритетов позволяет сэкономить до 80% ресурсов. Оно формулируется следующим образом: 20% деятельности, затраченной на выполнение главных задач, приносят 80% результативности; в свою очередь 80% деятельности, затраченной на выполнение малозначимых заданий, принесут лишь 20% результата. Это еще раз говорит о том, что необходимо уметь выделять важное и отбрасывать ненужное.

Определение сроков работы

Чтобы развивать в себе способность управлять временем, необходимо устанавливать четкие сроки для каждого дела. В противном случае оно может откладываться до бесконечности. Имея же конкретный срок выполнения задачи, человек стремится к тому, чтобы успеть.

Об этом свидетельствует повышение производительности студентов за день до сессии, данный пример часто приводится во время тренинговых занятий. Иногда полезно устанавливать подобные дедлайны самостоятельно, чтобы максимально сконцентрироваться на выполнении задания, мобилизовать весь свой потенциал.

Злоупотреблять экспериментами с дедлайнами не стоит. Это может привести к перенапряжению, упадку сил и иным негативным последствиям. В свою очередь, выполнение работы по мере ее поступления поможет сэкономить не только время, но и силы. Если все мелкие трудности, возникающие на пути к основной цели, решать по мере их поступления, то они не успевают превратиться в снежный ком неразрешимых проблем.

Если все поставленные задачи выполнены, но силы и время позволяют справиться с дополнительным заданием, то откладывать его нет необходимости. Сделав сегодня задание, запланированное на завтра, человек будет уверен в том, что успеет выполнить все запланированные на следующий день мероприятия.

Не стоит откладывать и завершение дел, начатых сегодня и не законченных в установленный для себя срок. Любая задача решается быстрее, пока ты на ней сконцентрирован. Отложив завершение работы на завтра, человек вынуждает себя снова настроиться и сосредоточиться на ней, а это требует больших затрат времени.

Делегирование и автоматизация

Не нужно бояться помощи. Более того, если есть возможность поручить выполнение каких-либо задач другому человеку, ею обязательно необходимо воспользоваться. Не всегда хороший результат может быть достигнут только своими силами.

Выгоднее один раз потратить время на обучение другого человека определенному делу, чем постоянно выполнять его самостоятельно. Особенно если оно не входит в разряд основных. Таким образом, освободившееся время можно потратить на более важные задачи.

Не менее важную роль в процессе эффективного управления временем играет автоматизация определенных процессов: автоматическая сортировка почтовых уведомлений, автоматическое совершение регулярных платежей и так далее. Все, что может работать без вашего участия, дополнительно экономит время.

Полноценный отдых

Планировать необходимо не только свое рабочее время, но и отдых. Более того, многие специалисты рекомендуют именно с этого пункта начинать заполнять свой ежедневник. Без полноценного отдыха человек не может продуктивно работать, поэтому об этой составляющей успеха забывать нельзя.

Некоторые люди в стремлении успеть как можно больше сознательно отказывают себе во всех удовольствиях, стараясь каждую минуту потратить на дело. В результате продуктивность труда падает, поскольку уставший человек не может концентрировать внимание и принимать быстрые и мудрые решения.

Отдых должен быть полноценным. Проводя время с семьей или друзьями, нужно наслаждаться общением, а не продумывать в голове новые бизнес-схемы или план встречи с партнером. И делу это не поможет, и недовольство близких людей спровоцирует.

Как управлять временем — смотрите на видео:


Умение управлять своим временем позволяет человеку быть успешным и счастливым. Поэтому постичь данное искусство будет не лишним не только руководителю, но и домохозяйке. В различных источниках можно насчитать разное количество способов, приемов и правил эффективного тайм-менеджмента, но все они сводятся к одним и тем же принципам: грамотное планирование и расстановка приоритетов. Освоив азы этой науки, каждый сможет сформулировать свои правила, как управлять жизнью и временем.